Zmiana systemu obsługi wspólnot mieszkaniowych

Dzięki informacjom pozyskanym od Zarządów oraz Właścicieli mieszkań zidentyfikowaliśmy wśród naszych klientów niezadowolenie z systemu obsługi z którego korzystamy. Platforma mmSoft Lokale faktycznie nie była aktualizowana od wielu lat, rozwiązania wprowadzone dekadę temu były rewolucyjne jednak w dzisiejszych czasach nie spełniają już swoich zadań. Znaleźliśmy nowe narzędzie do obsługi klientów.

Wybór padł na program łączący nowe funkcje oraz prostotę. Program umożliwi nam lepszą komunikację z właścicielami lokali, najemcami jak i zarządami Wspólnot Mieszkaniowych. Prace wdrożeniowe, konwersyjne trwają równocześnie ze szkoleniem pracowników i w Nowy Rok mamy nadzieję wejść już nowym narzędziem.

Zmieniamy się dla Ciebie

Z innowacyjnych funkcji platforma posiadać będzie Moduł Internetowa Obsługa Kontrahenta, to kompleksowa platforma do wymiany informacji między zarządcą a jego kontrahentami – zarówno lokatorami, najemcami, właścicielami jak i dostawcami usług. Moduł pozwala zarówno na prezentowanie kontrahentom informacji dotyczących stanu konta, jak i przesyłania informacji od lokatora np. zgłoszeń stanów liczników, zgłoszeń awarii lub modyfikacji danych teleadresowych. Dostęp do informacji zapewniają strefy, w pełni dostosowywane do potrzeb Klienta, włączając w to możliwość prezentowania różnych treści dla różnych wspólnot mieszkaniowych.

Główne funkcje

• Prezentacja informacji w oparciu o dowolnie parametryzowane strefy z możliwością różnicowania prezentowanych treści w zależności od zalogowanej osoby (np. różne treści dla właścicieli w zależności od wspólnoty mieszkaniowej).
• Dostęp do danych finansowych osoby logującej się do serwisu – szczegółowe informacje o naliczeniach, wpłatach, rozliczeniach mediów, naliczeniach odsetek za zwłokę, itp.
• Możliwość regulowania przez lokatora zobowiązań z tytułu prawa do lokali oraz pozostałych tytułów w trybie online. Płatność dokonana przez internet jest realizowana natychmiast, zaś firmą pośredniczącą w operacji i gwarantująca jej powodzenie jest firma Blue Media S.A.
• Zgłoszenie awarii wraz z bieżącym monitoringiem stanu jego realizacji.
• Podanie odczytów liczników wraz z automatyczną weryfikacją poprawności wpisywanego odczytu.
• Aktualizacja danych kontaktowych kontrahenta np. numer telefonu, adres e-mail.
• Wgląd do dedykowanych ogłoszeń zarządcy i wspólnot mieszkaniowych. Użytkownik może wskazać zakres czasowy widoczności ogłoszenia oraz grupę odbiorców.
• Możliwość zamieszczania przez zarząd wspólnoty ogłoszeń wewnętrznych dla członków wspólnoty.
• Dedykowany dostęp do informacji dla członków zarządu wspólnot mieszkaniowych.
• Parametryzacja sposobu obsługi jak i prezentacji strony internetowej. Zmiany stylu dotyczą zarówno kolorystyki strony logowania, jaki i stron prezentujących dane np. definiowanie adresu strony WWW wyświetlanego nagłówku serwisu lub adresu e-mail, wyświetlanego w lewej kolumnie serwisu jak również kwestii technicznych w zakresie wymagań dotyczących budowy hasła użytkownika tj. minimalna długość, wystąpienie cyfry, symbolu, wielkiej lub małej litery itp.
• Możliwość prezentacji podejmowanych przez Wspólnotę uchwał oraz zbierania pod nimi głosów drogą elektroniczną.
• Zgłaszanie stanu osobowego (dotyczy lokali, dla których nie jest prowadzona księga meldunkowa) oraz nowych norm zaliczkowych dla celów naliczania opłat miesięcznych.
• Pobranie wypełnionego formularza opłat za zadany miesiąc w postaci pliku PDF. Wartość formularza jest automatycznie umniejszona o dokumenty zapłacone (sparowane).

Aplikacja mobilna

Moduł Internetowej Obsługi Kontrahenta będzie posiadał mobilną aplikację. Aplikacja umożliwia szybką i wygodną komunikację z mieszkańcami, którzy cenią sobie mobilność oraz oczekują dostępu do informacji w dowolnym miejscu przez całą dobę.

Mieszkańcy mogą łatwo i szybko m.in. sprawdzić swoje saldo, uregulować zaległości lub zgłosić awarię. Funkcja powiadomień poinformuje o takich zdarzeniach jak np. brak wpłaty czy też konieczność oddania głosu na uchwałę we wspólnocie mieszkaniowej w formie wyskakujących powiadomień (push-up).

Powiadomienia SMS

Informacje na klatach oraz zbiorowy mailing nie spełnia już swoich zadań. Nie każdy z Właścicieli mieszka we Wspólnocie oraz w dobie masowej wysyłki spamu, nie każdy czyta maile, które po prostu mogą zaginąć w gąszczu bezwartościowych informacji. W związku z czym uruchomiliśmy Serwer SMS za pomocą którego w czasie rzeczywistym możemy informować mieszkańców o najważniejszych wydarzeniach na wspólnocie (np. wyłączenia dostaw mediów czy nagłe awarie).