Zgodnie z ustawą o własności lokali każdy właściciel lokalu ma prawo zgłosić projekt uchwały w dowolnej kwestii. Zasadą przyjętą w doktrynie i orzecznictwie jest, że projekty uchwał przygotowuje zarząd wspólnoty mieszkaniowej, ale każdy członek wspólnoty mieszkaniowej ma pełne prawo złożenia projektu uchwały podczas zebrania wspólnoty mieszkaniowej. Projekt uchwały w konkretnej sprawie dotyczącej nieruchomości wspólnej nie jest w żaden sposób zblokowany porządkiem obrad przedłożonym wcześniej przez zarząd. Przypomnijmy, iż Zarząd wspólnoty mieszkaniowej zobowiązany jest do zwołania zebrania właścicieli przynajmniej raz w roku, najpóźniej do końca I kwartału danego roku. Jeżeli z jakiegoś powodu Zarząd nie zwoła zebrania w wyznaczonym terminie (do końca I kwartału danego roku), wówczas prawo zwołania zebrania przysługuje każdemu z właścicieli lokali.

Zgodnie z Ustawą o Wspólnotach Mieszkaniowych (1994 r.) Wspólnota powstaje w momencie ustanowienia odrębnej własności pierwszego lokalu mieszkalnego (nie ma potrzeby zawierania między właścicielami dodatkowych umów); osoba, która posiada akt własności lokalu (mieszkania), w pierwszym rzędzie jest jego właścicielem, w drugim zaś członkiem wspólnoty mieszkaniowej. Przynależność do wspólnoty mieszkaniowej jest automatyczna, następuje z mocy prawa. Nie jest to zatem wola właściciela. Członkostwo narzucone jest przepisami prawa i wynika z faktu zaistnienia konkretnej sytuacji. Do Wspólnoty należą wszyscy właściciele mieszkań w obrębie danej nieruchomości.

Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana. Istnieją dwa rodzaje wspólnot mieszkaniowych:

• mała wspólnota mieszkaniowa – gdy lokali jest nie więcej niż 7. Zarządzanie odbywa się na zasadzie przepisów o współwłasności, a czynności wykraczające poza zakres obowiązków zarządu wymagają wyrażenia zgody przez wszystkich właścicieli.
• duża wspólnota mieszkaniowa – gdy lokali jest więcej niż 7. Decyzje mogą zapadać większością głosów, które liczy się według posiadanych przez członków wspólnoty udziałów. Głosowanie może się odbywać zarówno podczas zebrania, jak i korespondencyjnie.

Za bieżącą obsługę wspólnoty mieszkaniowej odpowiedzialny jest Zarząd, Zarządca oraz Administrator. Zarządca nieruchomości czuwa nad wszystkimi sprawami dotyczącymi budynku, gdyż zarządzanie to podejmowanie decyzji i dokonywanie czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, dlatego obowiązki zarządcy/zarządu koncentrują się wokół: właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości, bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości, właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego, bieżącego administrowania nieruchomością oraz utrzymaniu nieruchomości w stanie niepogorszonym, zgodnie z jej przeznaczeniem.

Zarząd lub zarządca zobowiązany jest m.in. do:

• realizowania bieżących spraw związanych z nieruchomością;
• podpisywania umów z firmami zewnętrznymi na dostawę mediów;
• organizacji i nadzoru nad prowadzonymi remontami;
• zwoływania zebrań i organizowania głosowań;
• informowania mieszkańców o przebiegu działalności;
• pilnowania porządku domowego;
• dbania o przeprowadzanie regularnych kontroli przez straż pożarną;
• utrzymywania nieruchomości w odpowiednim stanie technicznym;
• zorganizowania firmy sprzątającej i odśnieżającej teren wspólnoty

Czynsz za mieszkanie własnościowe we wspólnocie mieszkaniowej pozostaje w zakresie kompetencji Zarządu i stanowi sumę opłat ustalonych przez Wspólnotę. Zazwyczaj składają się na nią: zobowiązania z tytułu opłaty administracyjnej, funduszu remontowego, ogrzewania, utrzymania parkingów czy terenów zielonych na osiedlu. Czynsz za mieszkanie bardzo często zawiera również opłatę za wywóz śmieci zależną od liczby osób zamieszkujących dany lokal, a także zaliczkę na zużycie wody. Przy ustalaniu wysokości opłat zazwyczaj bierze się pod uwagę aktualne stawki za wywóz śmieci czy doprowadzenie wody, jak i ustalane indywidualnie opłaty wspólnotowe, takie jak koszty ewentualnych napraw systemu wentylacyjnego, pieca grzewczego, domofonów czy wszelkich innych elementów wyposażenia budynku. Dodatkowe koszty, uwzględniane w wysokości czynszu mogą wynikać z ubezpieczenia posesji, obsługi prawnej czy pensji dla pracowników (np. portierzy)

W skład czynszu administracyjnego wchodzą: koszty ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne; składka na fundusz remontowy; koszty konserwacji, utrzymania należytego stanu technicznego nieruchomości, koszty przeprowadzonych remontów oraz koszty zarządzania nieruchomością